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对3S(5S)认识的误区及其危害

　　自公司导入TPS以来，各部门都在热火朝天地进行各项改善活动。其中由于3S被公认为推行TPS的基础，而且改善成果显而易见，于是往往充当改善活动“先行军”的角色。经过实地走访和调查一些部门的3S开展活动，笔者发现，尽管各部门在推行的具体方法上各有不同，但都取得了很好的效果。不过，经过与参与3S的管理者或员工进行交谈后发现，我们对3S的认识还不够全面，在一些关键的问题上还是比较模糊，甚至存在一些误区。这些误区不消除，我们3S的工作将不会取得持久的效果，最终难逃流于形式，运动一场的“厄运”。

　　故笔者整理了一下对3S工作存在的认识误区，拎几个典型，略作分析，以飨读者，愿对各位3S工作有一点帮助。

　　误区一：“3S就是搞搞卫生，没什么大不了的。”

　　很多人认为实行3S就是搞搞卫生，没有什么“高科技”可言。继而理所当然地就认为搞卫生是保洁员的事，与己无关。我想这是没有透彻理解3S所包含内容所致。3S讲求的整理、整顿和清扫，很大一部分内容涉及到了提高工作效率的方法，是一门管理学，远远超出“搞搞卫生”的范畴，况且“搞搞卫生”本身也是有学问的(这一点在制药、精密制造等对卫生要求极高的企业里表现尤为明显)。

　　就拿3S中的整理来说吧，光区分“要”和“不要”就绝非凭主观臆断可以解决，而是需要按照分层管理表，对照使用频率来决定处置方式。再说整顿的“三定”：定点、定容、定量，光定置一项就可单独引申出一门学问。办公室的定点可能比较简单，但生产线的定点要全面考虑安全、效率、成本等多方面的因素，不花费一番脑筋还真难有所作为。所以建议各部门3S工作的推行者首先自己要彻底弄懂学透3S的精髓，通过培训、当面沟通多种方式教育员工认识到3S是一种管理学问，而绝非搞搞卫生那样简单。

　　误区二：“整理、整顿、清扫的顺序，可以随意调整。”

　　一次，我和部门的一位主管沟通3S工作，我问道：“你认为整理、整顿和清扫的顺序可以随意调整吗?”他想了一想，回答：“应该可以吧。只要我把3S弄好了，顺序可以按照需要随意调整吧。”存在这样的误区是因为对3S的逻辑关系没有理解透彻。整理、整顿和清扫相互联系而又自成一体，但是万万不可随意调整顺序或有所取舍的。打个比方说吧，我们没有区分“要与不要”(整理)，上来就打扫一通，结果发现打扫完了又有不要的东西冒出来，需要重新打扫。再如，没有区分要与不要就来整顿，到头来发现，办公区域定置的许多东西根本用不上，既浪费又占空间。所以，只有严格按照整理、整顿和清扫的顺序才能真正节约资源和空间，提高效率，否则会不得要领，造成浪费。

　　我们的办公或生产区域不可能无限大，整理的目的是要把有用的东西留下来，腾出空间;在腾出的空间上，将物品科学布局，合理定置，保持最低库存，可以缩短找东西的时间，防止误拿、误用;进而清扫和保持清洁，营造出一个清新明亮的工作环境，物品时刻处在一种“来之能战”的状态。这些步骤是环环相扣的，每一个“S”都是后一个“S”的基础，不可倒置，不可省略。

　　误区三：“我们人手不够，太忙，没有专人搞3S，有人的话我们一样搞得好。”

　　存在这种误区的人不在少数，有这种认识误区的人往往也会认同“安全是安全员的事”，“质量是QC的事”等观念，与TPS“工序内造就品质”的理念大相径庭。这种误区往往是怕承担责任、怕“惹麻烦”的表现，干好了是自己的功劳，干不好是是“专人”的责任。须知，TBP中十大意识有“全员参与”这一条。安全、质量和成本都是全员的事，3S也一样，绝不仅仅是“专人”的事。这样才能从根本上保证以上工作的持续改善。TPS所倡导的“工序内造就品质”、“全员设备保全(TPM)”、“创意功夫”等等无一不体现这种理念。

　　再来说说没时间的事，抱怨没有时间，我想是没有合理地分配时间，没有合理利用大家的时间。觉得搞3S费时间，但却麻木和习惯于花时间找东西、重复购置容器，误拿误用造成等待和返修，平时不清扫、清洁造成物品积灰、锈蚀和损坏或临到用的时候花大精力清扫。这些又浪费了多少时间和资源!!!一开始搞3S肯定要进行一场“大扫除”，是要费一些时间，这是在为以前“还账”。当步入正轨，吸引全员参与进来，轮流点检，互相监督，合理利用大家的时间，又能费多少时间呢?丰田搞5S或者4S也并不是整天围着这项工作转吧，那她还真没时间搞其它的改善了。她所实行的“15分钟的4S”不就能很好地说明问题吗?工作中很多事需要防患于未然，“磨刀不误砍柴工”。真的没有时间?那就挤出一点时间吧。不要多，每天15分钟。“每天给我一刻钟，让你快乐又轻松。”

　　误区四：“整理就是清理非必需品，把非必需品给扔掉。”

　　这也是我在与同事沟通时听到的一种说法。前文说了，区分要与不要，清理必需品和非必需品，不是凭主观认为“没有价值”即可扔掉。判断必需品和非必需品，不是简单地从物品价值角度去考虑。而是要根据物品“必需度”，即“使用频率”去区分。

　　这里有两个层次的问题。第一，使用频率高的留在身边或伸手够得着的地方，频率中保存在较近的地方(如柜子里)。这些是我们的“必需品”。第二，长期不用的(如1年以上用不着)东西是我们的“非必需品”，但不等于说这些东西没有价值(注意：非必需≠没有价值)。有价值的东西，如供应商送来的样品、长期不用但在保存期限的合同、报表等文件，就需要入库或入档案室;而真正没有价值的东西，如破旧的报纸、杂志，过期的单据等等，则可以扔掉不用了。这里的“扔掉”并不是指简单地扔到荒郊野外或垃圾桶，涉及公司机密的还要按照相关制度规定销毁;不涉及的则可由相关部门统一回收，卖给“需要的人”，为公司创造财富。

　　误区五：“个人有个人的工作习惯，搞3S反而让我不习惯。”

　　存在这种认识的同事，实际上把工作当成了自己的私事，“我的地盘听我的”，同时也没有看到不实行3S管理的危害。如果个人的工作习惯是好习惯倒也罢了，但往往现实又是这样残酷：桌面上堆了一大堆非必需品，像个杂货铺;文件铺了一桌子;人走时椅子横七竖八，光看看也是“有碍观瞻”的吧，更别说防止误拿、误用，减少浪费，提高效率等“更高级”的要求了。

　　3S就是让大家按照统一的一个套路干活，让大家养成统一的习惯。如果我们每个人可以作为一个“独立王国”存在，倒可以给自己的“个性”找找理由，但是在一个组织里面，这种“独立王国”是不可能出现的(否则组织也不成其为组织了)。让我们来看看以下两种场景，大家就明白这种“个人习惯”的要命之处了：

　　场景一：白班的小王下班回去了，小李接班，工作时发现一个重要的检测工具不见了，于是打电话给小王，可惜这时候小王已经关机睡觉了。于是乎所有的人都停下工来帮小李找工具，造成其它工序长时间的等待。

　　场景二：办公室的小张出差了，接到领导电话，他这才想起来几天前一位重要客户的邮件没有处理。于是打电话给同事小周，拜托小周帮他处理一下。小周打开邮箱一看啊，立刻傻眼了。各种不同类别、不同事务的邮件全部挤在一起。有来自不同客户的，来自各级领导的，来自不同部门同事的;有公家的，有私人的，眼都看晕了，结果又一通电话联系。没办法，小周只好一封封把邮件打开查找，费了九牛二虎之力才搞好。小张的“个人习惯”这下可坑苦了跟他共事的小周。

　　所以说，作为组织的一员不是独立存在的，要时刻考虑到与共事者的配合和我们“客户”(后工序)的感受。“个性”的东西可以有，但是还是留在我们自己家里慢慢享用吧。

　　时间仓促，乱七八糟地写了一通，各位姑且忍受着看吧。最后送大家两个口诀，每天朗诵，必有所得，如有不信，请君试之。

　　5S涵义口诀

　　●整理：要与不要，一留一弃;

　　●整顿：科学布局，取用快捷;

　　●清扫：清除垃圾，美化环境;

　　●清洁：形成制度，养成习惯;

　　●修养：文明礼仪，人人夸赞。

　　5S关系口诀

　　只有整理没整顿，物品真难找得到。

　　只有整顿没整理，无法取舍乱糟糟。

　　整理整顿没清扫，物品使用不可靠。